Istituto Modai

Benvenuto! Se stai leggendo queste righe è perchè hai deciso di diventare un collaboratore dell'Istituto Modai organizzando un Seminario Introduttivo nella tua città. Di seguito troverai, passo a passo, tutti i consigli ed il supporto che possiamo fornirti per realizzare questa esaltante (anche se faticosa) impresa. Siamo certi che inseme svolgeremo un ottimo lavoro che potremo leggere sul volto degli allievi al termine dell'evento.
Per qualsiasi problema, dubbio o perplessità non esitare a contattare la segreteria.

Grazie per il tuo prezioso aiuto e ... buon lavoro!

Passo n. 1: LA MOTIVAZIONE

La prima cosa da fare prima di mettersi all'opera è trovare la giusta motivazione. Questo passaggio è fondamentale per riuscire a portare a buon fine il nostro impegno (infatti si sivelerà una risorsa importante nei momenti di stanchezza).

E' necessario dunque riflettere:

• sulla pulsione personale che ci spinge ad agire in questa direzione,
• sulle reali risorse che si hanno a disposizione,
• sul dispendio di energie che sarà necessario per procurarci ciò di cui non si dispone e
• sulle persone alle quali rivolgeremo la nostra offerta formativa.

Se tutti questi aspetti dovessero essere chiari ... complimenti, possiamo passare al punto numero 2!!

Passo n. 2: IL TERGET

Individuare un bacino di utenza al quale si intende rivolgere l'offerta formativa e creare una lista delle esigenze che si pensa possano caratterizzare il futuro gruppo di allievi. Se si sono già individuate persone specifiche che desiderano partecipare è bene intervistarle informalmente a riguardo. Così facendo si potranno indirizzare gli sforzi preparativi nella direzione corretta fin dai primi passi, con un considerevole risparmio di tempo ed una ottimizzazione delle risorse.

Proseguire poi con il punto 3.

Passo n. 3: LA LOCATION

Spesso si sottovaluta l'importanza del luogo in cui si svolgerà il seminario. Un ambiente accogliente, con la giusta temperatura, protetto da rumori e da possibili interventi molesti rende il lavoro più intimo ed efficace.

Inoltre la sala dovrebbe essere:

• facilemente raggiungibile pur garantendo un certo isolamento dalla frenesia del mondo quotidiano,
• sufficientemente grande da contenere tutti i partecipanti comodamente durante i lavori collettivi,
• corredata dei necessari confort: sedie comode, servizi igienici, ...,
• possibilmente già attrezzata o attrezzabile.

Una volta individuato il luogo adatto richiedere un preventivo di spesa e procedere con il prossimo punto.

Passo n. 4: LE ATTREZZATURE

Per il buon svolgimento del Seminario Introduttivo è necessario che la sala di lavoro possa essere adeguatamente attrezzata con:

• un pianoforte ACCORDATO. Sono da evitare categoricamente le tastiere elettriche perchè rendolo il lavoro decisamente più difficoltoso. Se, per qualche motivo non è disponibile un mezzacoda è possibile ripiegare su un verticale purchè di buona qualità,
• un videoproiettore da utilizzare con il PC (invece fornito dall'Istituto) che utilizza una presentazione Windows realizzata con PowerPoint. Controllare che il fornitore alleghi tutti i cavi necessari per i collegamenti informatici
• uno schermo per la proiezione della presentazione oppure una parete bianca utilizzabile allo scopo,
• una lavagna con gessi/pennarelli e cancellino funzionanti. Una di quelle verticali portablocco da sala riunioni è sufficiente!
• eventuali fogli e penne per appunti.
• eventuali prolunghe e riduttori per le prese di corrente

NB: Nel richiedere i preventivi per allestire la sala si tenga presente che il pianoforte potrebbe avere tre possibili voci di spese:

• affitto
• trasporto
• accordatura

Passo n. 5: BILANCIO ECONOMICO

Una volta raccolti tutti i preventivi relativi ai passaggi precedenti (sala, attrezzature, materiale, ...) si passa a realizzare il bilancio economico dell'evento. Per facilitare il conteggio l'Istituto mette a disposizione un apposito strumento guida realizzato in un foglio di calcolo Excel di Microsoft Office.

Clicca qui per scaricare il foglio di calcolo.

Il programma calcolerà automaticamente un primo preventivo di spesa e consiglierà sul prezzo finale da adottare per la vendita. In base a questo primo conteggio l'organizzatore potrà valutare la fattibilità dell'evento programmato ed eventualmente operare aggiustamenti ripartendo dall'analisi dell'utenza del passo n° 2.

In caso invece il conteggio di massima eseguito risulti realisticamente accettabile si potrà procedere a richiedere un reale preventivo, preciso ed aggiornato, comunicando all'Istituto tutti di dati organizzativi finora raccolti.

Una volta ricevuto il documento procedere al conteggio finale delle quote di vendita, del numero minimo di partecipanti e delle condizioni di lavoro.

Passo n. 6: LE PRENOTAZIONI

Decise le condizioni generali sarà necessario stabilite tutti gli accordi necessari alla messa in opera del Seminario. Si dovrà quindi procedere:

• verificando le proprie scelte e concordando i dettagli pratici con l'Istituto, calendarizzando le date utili all'incontro e stabilendo le modalità di fatturazione
• (ove necessario) prenotando la sala e concordando un tempo di disdetta minimo privo di penali
• (ove necessario) prenotando il trasporto, l'istallazione e l'uso delle attrezzature necessarie
• (ove necessario) verificando la disponibilità di risorse logistiche per pranzi/cene magari stipulando convenzioni
• (ove necessario) adottando precausioni e/o procurando materiale utile a fronteggiare possibili imprevisti (soprattutto legati all'incolumità degli allievi).

Passo n. 7: LA PUBBLICITA'

Fondamentale a questo punto è realizzare un opuscolo informativo da utilizzare per informare in merito al Seminario, per rassicurare il proprio pubblico su come approfondire le indicazioni ricevute (consigliando per esempio il sito dell'Istituto laddove si cita della metodologia) e pubblicizzare eventuali sponsor che intendano promuovere o patrocinare la realizzazione dell'evento.

Si consiglia di utilizzare una forma grafica accattivante ed una formattazione che possa servire anche da promemoria per l'allievo dopo l'iscirizione.

L'opuscolo dovrebbe essere realizzato in forma cartacea ed elettronica, possibilmente riportando informazioni su :

• cosa si fa
• come lo si fa
• dove
• quando
• quanto costa
• come fare ad iscriversi

Spunti per la scrittura del materiale pubblicitario possono essere tratti dalla pagina Seminari Introduttivi del sito Modai, oppure scritti di propria iniziativa.

Una volta redatto il materiale procedere alla diffusione e al passaparola!!

Passo n. 8: ISCRIZIONI

Scelto un sistema di prenotazioni (elettronico, telefonico, di persona,...) si può procedere alla raccolta delle iscrizioni. Per ogni richiesta di partecipazione è consigliabile avere un nominativo identificativo, un recapito telefonico e una convalida di partecipazione attraverso il rilascio di un anticipo.

Solitamente una caparra del 30% permette di coprire le spese vive in caso in cui il seminario salti per cause non imputabili all'organizzazione. Per tale ragione la caparra andrà restitutita solo in caso il servizio non venga erogato. In caso contrario servirà a garantire lo svolgimento dell'evento per gli altri partecipanti.

L'organizzatore, o l'ente organizzante, si farà garante fiscalmente nei confronti dei partecipanti ed adempirà anche alle relative pratiche burocratiche (rilascio di ricevute, fatture, ...).

Passo n. 9: COMUNICAZIONI

Durante il processo di raccolta delle partecipazioni è bene per il promotore mantenere un contatto con gli allievi, inviando loro ulteriori indicazioni sul luogo dell'incontro, sul programma dell'evento e sui servizi utilizzabili durante le giornate di lavoro.

Una volta raggiunto il numero minimo di iscrizioni si potrà comunicare all'Istituto e agli interessati l'ufficiale attivazione del Seminario, confermando la presenza del gruppo nella sala e attivando le convenzioni pattuite nella fase preliminare.

Passo n. 10: L'ACCOGLIENZA

Nei giorni dell'Seminario il promotore sarà il punto di riferimento per tutta la logistica, ricevendo gli allievi al loro arrivo, incassando il saldo e facendo loro compilare la necessaria documentazione (autorizzazione al trattamento dei dati personali).

Compilando la Sheda Dati Personali l'Istituto potrà inserire i nominativi nel proprio database e autorizzare così gli allievi che lo desiderano ad accedere ad altri eventi proposti dall'Accademia Modai.

Cliccando qui è possibile scaricare il modulo (da stampare fronte-retro) da far compilare ad ogni allievo. Il Seminario verrà ufficializzato nel percorso Modai (passo importante per chi desidera proseguire la formazione).

COMPLIMENTI!

La tua organizzazione sarà stata di sicuro successo! Grazie per aver collaborato con noi. Ci auguriamo che il futuro ci riservi la condivisione di molte altre piacevoli avventure.

Lo Staff Modai.